Confinement et assemblée générale de PPE
Techniquement oui, rien n'interdit la tenue d'assemblées générales de copropriétés si les dispositions de l'Office Fédéral de la Santé Publique sont respectées (détails)
Les recommandations en vigueur interdisent actuellement les réunions de plus de 5 personnes, cette disposition sera précisée à partir du 27 mais 2020.
Il y a donc lieu de tenir compte du nombre de personnes présentes lors de l'assemblée générale. De plus, la distanciation sociale doit être respectée et les locaux suffisamment aménagés pour le permettre (taille, aération, désinfectant ou autre).
Cependant, la plupart des réunions de copropriétaires ne saurait répondre à ces exigences ne serait-ce qu'en terme de nombre de personnes présentes.
Il y a lieu de rappeler que pour être valable, une assemblée de copropriétaires doit atteindre son quorum (majorité des têtes et des quotes-parts). Cela peut poser problème si certaines décisions doivent être validées par les copropriétaires. Tel est le cas pour les comptes ou encore l'engagement du fonds de rénovation. Les compétences de l'assemblée générales sont définies dans le règlement d'administration et d'utilisation ou à défaut dans le Code Civil Suisse (art. 712m).
Nous vous proposons ci-dessous quelques possibilités pouvant être examinées:
1) reporter l'assemblée: La situation actuelle ne permettant pas de tenir l'assemblée générale, cette dernière peut être reportée à une date indéterminée en fonction des recommandations sanitaires. Certains travaux, s'il n'ont pas été approuvés préalablement, risquent également d'être reportés de plus plusieurs mois voir d'une année supplémentaire. L'administrateur sera de bon conseil toutefois de ne pas reporter les travaux urgents et de trouver les moyens nécessaires pour les exécuter dans l'intérêt des copropriétaires. Lorsque les assemblées générales pourront à nouveau se tenir dans de bonnes conditions, l'administrateur pourra être confronté, en choisissant cette option, à devoir tenir un grand nombre d'assemblées à un certains moment.
2) convoquer l'assemblée: une convocation d'assemblée générale reste toutefois possible. Chaque copropriétaire ayant le moyen de se faire représenter, celui-ci peut retourner une procuration. Cette procuration comptera dans le calcul des présences et, si le quorum est atteint, l'assemblée sera valable.
L'Ordonnance du Conseil Fédéral prévoit que l'organisateur d'une assemblée de société peut convoquer sous 4 jours une assemblée générale hors délai de convocation et inviter les participants à s'exprimer par voie écrite ou électronique (valable jusqu'au 30.06.2020).
Toutefois, cela devrait se limiter à des décisions claires et suffisamment documentées, les copropriétaires ne pouvant pas s'exprimer de vive voix par ce mode de fonctionnement.
3) l'assemblée virtuelle: Il est possible de tenir une assemblée générale par visioconférence. Ce mode de fonctionnement peu courant, peut s'appliquer à des copropriétés de petites tailles et notamment si les propriétaires ne peuvent se déplacer.
Nous proposons depuis plusieurs années ce mode de fonctionnement à satisfaction et les outils technologiques actuels permettent d'effectuer ces assemblées virtuelles dans de bonnes conditions.
Il faut tenir toutefois compte que l'assemblée générale annuelle devrait être un moment convivial et de rencontre entre copropriétaires.
4) par voie de circulaire: une décision par voie de circulaire est également une possibilité. Cette décision étant prise sans convocation d'assemblée générale, il est nécessaire d'obtenir l'accord de l'ensemble des copropriétaires (unanimité) et ce, sans tenir compte de la majorité règlementaire requise.
5) annulation: au vu de la situation actuelle, l'assemblée générale peut être annulée sans que l'administrateur ne fasse défaut à ses obligations. Les comptes pouvant être approuvés par exemple lors de la prochaine assemblée générale.
En conclusion, s'il n'y a pas d'urgence l'assemblée générale peut être reportée ou annulée. L'administrateur, en accord avec le comité de maison (s'il y en a un), jugera des mesures adéquates en fonction de la situation de l'immeuble et des intérêts de la copropriété.
Dans tout les cas, il est important d'annoncer votre décision à l'ensemble des copropriétaires.
